In onze polisadministratie beheren we de gegevens over inkomstenverhoudingen van werknemers, uitkeringsgerechtigden en pensioenontvangers. We gebruiken deze gegevens voor onze eigen uitkeringsvaststelling, en leveren gegevens uit de polisadministratie en uit andere UWV‑bronsystemen aan derden. De polisadministratie maakt deel uit van de loonaangifteketen.
Belangrijkste punten in deze paragraaf
UWV ontvangt van de Belastingdienst maandelijks de dienstverband- en loongegevens op werknemersniveau. UWV is verantwoordelijk voor het beheer van deze nominatieve gegevens in de polisadministratie en voor het leveren van deze gegevens aan publieke en privaatrechtelijke afnemers, binnen de geldende wetgeving. De polisadministratie bevat de gegevens van alle verzekerde Nederlanders die inkomen uit arbeid en/of uitkeringen ontvangen: werknemers, uitkerings- en pensioengerechtigden. Eind december 2019 ging het om 20,6 miljoen inkomstenverhoudingen van 13,5 miljoen mensen. We gebruiken de gegevens om maandelijks ruim 1 miljoen uitkeringen te berekenen voor de WW en arbeidsongeschiktheidswetten. We verstrekken de gegevens voor hergebruik aan ongeveer 1.000 afnemers, zoals gemeenten, pensioenfondsen, SVB, het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO), de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en gerechtsdeurwaarders. Dankzij de gegevensleveringen kunnen processen eenvoudiger, sneller en goedkoper gemaakt worden, waardoor de administratieve lasten verminderen voor de ketenpartners, diverse andere organisaties én voor elke burger die met deze instanties en organisaties in aanraking komt. De Belastingdienst en UWV hebben afspraken over de verantwoordelijkheden voor het verwerken en doorleveren van deze gegevens vastgelegd.
UWV en Belastingdienst zorgen er elk jaar voor dat wijzigingen als gevolg van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving tijdig en gecontroleerd worden doorgevoerd in berichten (zoals het loonaangifteformulier), systemen en processen in de loonaangifteketen. In 2019 liep het proces veel vertraging op doordat er lange tijd onduidelijkheid was over de vele wijzigingen als gevolg van de nieuwe Wet arbeidsmarkt in balans die nog in de maak was. Een gezamenlijke taskforce heeft ervoor gezorgd dat alle wijzigingen uiteindelijk tijdig zijn doorgevoerd. Het nieuwe loonaangifteformulier voor 2020 bevat meer wijzigingen dan in de voorgaande vijf jaren tezamen.
Verantwoordelijkheden
De loonaangifteketen is een samenwerkingsverband van de Belastingdienst, UWV en het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Voor in de keten staan werkgevers en uitkeringsinstanties. Zij zijn verantwoordelijk voor het tijdig doen van een juiste en volledige aangifte bij de Belastingdienst over de door hen uitbetaalde lonen en uitkeringen (de loonaangifte). Dit doen zij elke maand of elke vier weken met behulp van software die door softwarebouwers ontwikkeld is op basis van door de Belastingdienst en UWV vastgestelde specificaties. In de Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (SUWI) zijn de verschillende verantwoordelijkheden van Belastingdienst, UWV en CBS vastgelegd. De Belastingdienst is verantwoordelijk voor onder meer de heffing van loonbelasting en premies werknemersverzekeringen, voor het inwinnen van de daaraan gerelateerde gegevens op werkgevers- en werknemersniveau, voor het toezicht op de volledigheid, juistheid en kwaliteit van de aangeleverde collectieve gegevens en – samen met UWV en CBS – voor de kwaliteit van de nominatieve gegevens over elke individuele werknemer. UWV is verantwoordelijk voor het beheer van de nominatieve gegevens in de polisadministratie en voor het leveren van deze gegevens aan publieke en privaatrechtelijke afnemers, binnen de geldende wetgeving. De Belastingdienst en UWV hebben afspraken over de verantwoordelijkheden voor het verwerken en doorleveren van deze gegevens vastgelegd in een overeenkomst.
De Belastingdienst stuurt de dienstverband- en loongegevens op werknemersniveau door naar UWV, die deze gegevens vervolgens opneemt in de polisadministratie. De polisadministratie bevat daardoor de gegevens van alle verzekerde Nederlanders die inkomen uit arbeid en/of uitkeringen ontvangen: werknemers, uitkerings- en pensioengerechtigden. Eind december 2019 ging het om 20,6 miljoen inkomstenverhoudingen van 13,5 miljoen mensen. Deze gegevens zijn voor veel uitvoerende instanties van belang, omdat ze nodig zijn voor bijvoorbeeld het berekenen van toeslagen en pensioenpremies, het voorkomen van fraude, of het subsidiëren van bepaalde typen arbeid. UWV gebruikt de loonaangiftegegevens om maandelijks ruim één miljoen uitkeringen te berekenen voor de WW en arbeidsongeschiktheidswetten. UWV verstrekt deze gegevens voor hergebruik aan ongeveer duizend afnemers, zoals gemeenten, pensioenfondsen, SVB, het Landelijk Bureau Inning Onderhoudsbijdragen (LBIO), de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) en gerechtsdeurwaarders. Het CBS ontvangt loonaangiftegegevens en gebruikt deze uitsluitend voor statistische doeleinden. Dankzij de gegevensleveringen kunnen processen eenvoudiger, sneller en goedkoper gemaakt worden, waardoor de administratieve lasten verminderen voor de ketenpartners, diverse andere organisaties én voor elke burger die met deze instanties en organisaties in aanraking komt.
De ketenpartners onderkennen het maatschappelijk belang van de kwaliteit van de gegevens binnen de loonaangifteketen en werken daarom continu aan de borging en verbetering van de gegevenskwaliteit. Enerzijds preventief door voorlichting aan en samenwerking met inhoudingsplichtigen, salarisprofessionals en softwareontwikkelaars. Anderzijds met (geprogrammeerde) controles, gezamenlijke analyses en toezicht. De Belastingdienst voert bijvoorbeeld controles uit bij inhoudingsplichtigen op de loonadministratie en analyseert en monitort de kwaliteit van de ontvangen loonaangiftegegevens. Bovendien worden kwaliteitssignalen van burgers en afnemers verwerkt. Op basis van de resultaten van deze controles en analyses worden verbeteringen aangebracht in de loonaangiftesoftware en de (geprogrammeerde) controles om de kwaliteit van de gegevens in de loonaangifte en daarmee de polisadministratie te verbeteren.
Naast de gegevens in de polisadministratie beschikt UWV over grote hoeveelheden data uit andere bronsystemen van UWV. UWV is dankzij al deze data ook in staat steeds meer kennisproducten te produceren. Het gaat dan om producten die bijdragen aan het te ontwikkelen beleid, die inzicht geven in ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en die verder bijdragen aan een effectievere uitvoering van (overheids)taken.
Functioneren loonaangifteketen
Voor een objectieve beoordeling van het functioneren van de loonaangifteketen is een gezamenlijk normenkader ontwikkeld. Dit normenkader omvat zeven items die alle betrekking hebben op de logistieke gegevensverwerking binnen de Belastingdienst en UWV. Om de werking van de loonaangifteketen te kunnen borgen is het niet alleen nodig dat de logistieke gegevensverwerking in de keten op orde is. Ook het succesvol implementeren van wet- en regelgeving en het verwerken van (de consequenties van) proces- en systeemontwikkelingen zijn hierbij van belang. De loonaangifteketen heeft in 2019 voor het overgrote deel voldaan aan de eisen van het normenkader. Alleen norm 7 (zie de tabel hieronder) is niet gehaald als gevolg van een rijksbreed printincident in september, waardoor de verzending van terugkoppelrapporten over augustus is vertraagd.
Tabel: Werking van de loonaangifteketen
Norm 2019 | 2019 | 2018 | ||
1 | Jaarlijks oproepen van inhoudingsplichtigen, die opgenomen zijn in de werkgeversadministratie van de Belastingdienst, om aangifte te doen | ≥98% | 99,7% | 100% |
2 | Gegevens van inhoudingsplichtigen in de werkgeversadministratie bij de Belastingdienst worden overgezet naar de werkgeversadministratie bij UWV | ≥95% | 99,4% | 99,3% |
3 | Via loonaangifteberichten aan de loonaangifteketen aangeboden gegevens verliezen geen informatiewaarde tijdens verwerking in de keten en worden inhoudelijk ongewijzigd opgeslagen in het polisdomein en de heffingsadministratie | ≥95% | 100,0% | 99,2% |
4 | Alle ontvangen loonaangifteberichten, uitgezonderd alle afgekeurde en in behandeling genomen uitval, worden opgeslagen in het polisdomein en zijn tijdig beschikbaar voor afnemers van loonaangiftegegevens op werknemersniveau | ≥97% | 99,0% | 98,9% |
5 | Aan de afnemers van het polisdomein worden de gegevensleveringen beschikbaar gesteld conform de met hen afgesloten overeenkomsten | ≥95% | 99,7% | 99,6% |
6 | Maximale inspanning in het beperken van aangifteverzuim en de verschillen tussen het collectieve en het nominatieve deel van de loonaangifte | >99% | 99,4% | 99,5% |
7 | Inhoudingsplichtigen ontvangen een terugkoppeling en een correctieverzoek voor de door hen gemaakte fouten in werknemersgegevens | ≥98% | 97,7% | 100% |
Spannende jaarovergang 2019/2020
Elk jaar zorgt het ketenproces Jaarovergang ervoor dat wijzigingen als gevolg van nieuwe of gewijzigde wet- en regelgeving tijdig en gecontroleerd worden doorgevoerd in berichten (zoals het loonaangifteformulier), systemen en processen in de loonaangifteketen. Elk jaar verloopt de overgang stilletjes en vlekkeloos. Maar de jaarovergang 2019/2020 verliep uitgesproken spannend. De Belastingdienst en UWV startten de voorbereidingen voor de jaarovergang 2019/2020 in oktober 2018 – normaal gesproken is dat ruim op tijd. Deze keer liep het proces echter veel vertraging op door de vele wijzigingen als gevolg van de nieuwe Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) die nog in de maak was. Omdat het lang duurde voordat de exacte wijzigingen bekend waren, was het bijna onmogelijk deze te inventariseren en de specificaties te bepalen. In 2019 hebben de Belastingdienst en UWV daarom een taskforce ingericht die in nauw contact stond met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Toen er eindelijk duidelijkheid was, moesten alle zeilen worden bijgezet. Zo zijn alle wijzigingen voor de gegevensset van de loonaangifte 2020 doorgevoerd. Dit nieuwe loonaangifteformulier bevat meer wijzigingen dan in de voorgaande vijf jaren tezamen. Alle veranderingen in het proces vereisen niet alleen nauwe afstemming tussen de Belastingdienst en UWV, maar ook met (commerciële) softwareontwikkelaars en de salarisadministrateurs van werkgevers. Want ook die moeten alle wijzigingen zorgvuldig en op tijd doorvoeren om de juiste loon- en premieberekeningen te kunnen doen en aansluitend een juist loonaangiftebericht te kunnen indienen bij de Belastingdienst. Begin januari 2020 bleek dat alles naar behoren werkte, de jaarovergang 2019/2020 is succesvol verlopen.
Onderzoek loonaangifteketen
In maart 2019 heeft de minister van SZW besloten een onderzoek in te stellen naar de werking van de loonaangifteketen en het gebruik van de polisadministratie voor fraudebestrijding en -preventie. Dit als reactie op kritische signalen vanuit de samenleving over onder andere het verwerken van fraudesignalen, de kwaliteit van de IT‑systemen en de inrichting van de loonaangifteketen. De onderzoekscommissie maakt daarbij onderscheid in de loonaangifteketen in enge en in brede zin. De loonaangifteketen in enge zin wordt gezien als de ‘processtraat’ tussen de Belastingdienst, UWV en de afnemers van gegevens en de daaraan gerelateerde samenwerking. De kwaliteit van gegevens staat hierbij centraal. De loonaangifteketen in brede zin is de bredere samenwerking tussen de loonaangifteketenpartners, de bij de toelevering betrokken partijen (salarisprofessionals, softwareontwikkelaars) en de afnemers. Eind december 2019 heeft de minister van SZW de rapportage van de commissie aan de Tweede Kamer verzonden. De commissie concludeert ten aanzien van de loonaangifteketen in enge zin ‘dat deze doet wat ervan wordt gevraagd’. Ten aanzien van de loonaangifteketen in brede zin concludeert de commissie dat de afgesproken beleidsdoctrine (zowel politiek als ambtelijk) uitgaat van een positieve grondhouding bij burgers en bedrijven. De focus ligt daardoor vooral op dienstverlening en efficiëntie, en minder op fraudebestrijding. Deze prioritering is meer dan tien jaar lang niet heroverwogen, noch vanuit de politiek, noch vanuit de loonaangifteketen. De commissie adviseert onder meer actief in te zetten op een dialoog tussen beleid en politiek om periodiek, rekening houdend met veranderende maatschappelijke inzichten, de doelen die aan de loonaangifteketen in brede zin worden gesteld te herijken. Met als doel om een goede balans te verkrijgen tussen dienstverlening, handhaving en efficiency.
Naar een robuustere loonaangifteketen
UWV en de Belastingdienst werken aan een robuustere loonaangifteketen. De loonaangifteketen moet daarmee wijzigingsbestendiger, flexibeler en eenvoudiger worden. We werken met elkaar aan de borging van de stabiliteit en continuïteit van de keten, nu en in de toekomst. Verschillende invalshoeken, beschikbare capaciteit en prioriteiten bij de keteneigenaren zijn van invloed op de snelheid van doorontwikkeling en innovatie van de keten. De samenwerkende partijen in de loonaangifteketen zijn zich hier terdege van bewust en grijpen de samenwerking aan om verder te komen. Hieronder volgt een aantal in 2019 behaalde resultaten.
Eerder aanleveren loonaangifte
In Nederland doen ongeveer 720.000 inhoudingsplichtigen (werkgevers/uitkeringsinstellingen/ pensioenfondsen) hun loonaangifte bij de Belastingdienst. Wettelijk is geregeld dat de werkgever aangifte over een tijdvak moet doen binnen een maand na het verlopen van dat tijdvak. Via het project Eerder aanleveren loonaangifte willen UWV en de Belastingdienst stimuleren dat inhoudingsplichtigen op vrijwillige basis hun loonaangifte tegelijkertijd met of direct na de salarisstrook doen. Doordat gegevens uit de loonaangifte dan heel snel beschikbaar zijn, kunnen afnemers steeds meer werken met actuele gegevens. Daardoor kan hun dienstverlening in een keer goed gebeuren, en hoeven ze niet te werken met aannames en latere verrekeningen. Voor burgers verkleint dit de kans op (problematische) schulden. Bijkomend voordeel voor afnemers is dat hun uitvoeringskosten hierdoor vaak lager worden.
Het effect van het in 2018 gestarte project is al duidelijk zichtbaar. In november 2019 stuurden ongeveer 225.000 ondernemingen hun loonaangifte voor het einde van het loontijdvak in. Het ging daarbij over 8,7 miljoen inkomstenverhoudingen, 3,2 miljoen meer dan een jaar eerder, en ongeveer 50.000 inhoudingsplichtigen.
Volledige automatisering gegevensuitwisseling met de SVB
Dankzij de inzet van zowel UWV als de Sociale Verzekeringsbank (SVB) verloopt een van de laatste maatwerkleveringen sinds kort volledig geautomatiseerd. In de oude situatie waren meerdere handmatige handelingen nodig voordat de levering aan de SVB kon plaatsvinden. Sinds de aansluiting van deze levering op de Parametriseerbare levermodule (PLM) is dit verleden tijd. Het gaat om een van de grootste PLM‑leveringen door UWV aan een externe afnemer, met een omvang van in totaal ruim twaalf gigabyte, Met deze levering verstrekt UWV maandelijks de inkomstengegevens van zo’n 8 miljoen burgers aan de SVB. De SVB gebruikt deze gegevens voor de opbouw en het onderhoud van de verzekerdenadministratie voor onder andere de AOW en de Kinderbijslagwet. De SVB stelt er ook gegevensleveringen aan het Centraal Administratiekantoor (CAK) mee samen van verzekerden voor de Wet langdurige zorg (Wlz) om onverzekerden te kunnen opsporen. Dit is een wettelijke taak van de SVB.
De SVB en UWV hebben de laatste maanden van 2019 gebruikt om, na het analyseren van de eerste resultaten, verder te kijken naar mogelijke verschillen tussen de ‘oude’ levering en de nieuwe PLM‑levering. Ook hebben de collega’s van de SVB in deze periode speciale inleesprogrammatuur geschreven, getest en geïmplementeerd om de maandelijkse gegevensleveringen volledig geautomatiseerd te verwerken.
Handig!
Binnen het initiatief Handig!, een samenwerkingsverband van ketenpartijen binnen de hypotheekbranche, is een volledig digitaal aanvraagproces van een hypotheek ontwikkeld: de Inkomensbepaling loondienst. Het bepalen van het inkomen gebeurt daarbij op basis van het UWV Verzekeringsbericht. Per 1 januari 2020 werken 23 hypotheekaanbieders met de Inkomensbepaling loondienst. In totaal bedienen de aangesloten organisaties 85% van de hypotheekmarkt. Het aantal hypotheekaanvragen met het UWV Verzekeringsbericht via Mijn UWV is ten opzichte van vorig jaar verviervoudigd tot 20.300 aanvragen ter waarde van in totaal circa € 5 miljard (2018: 5.100 aanvragen ter waarde van € 1,4 miljard). Dit aantal komt overeen met circa 5% van alle hypotheekaanvragen in 2019.
10.000ste deelnemer Forum Salaris
Op 5 november 2019 is de 10.000ste deelnemer op Forum Salaris ingeschreven. Forum Salaris is de online ontmoetingsplek waar salarisprofessionals op een snelle en eenvoudige manier met elkaar in contact komen en elkaar vragen kunnen stellen over bijvoorbeeld het invullen van de loonaangifte. Forum Salaris is in april 2016 gestart op initiatief van de Belastingdienst en UWV.