Risicobeheersing

UWV is een grote uitvoeringsorganisatie, in een dynamische omgeving met complexe wet- en regelgeving. Er zijn het hele jaar door ontwikkelingen waarop wij op de juiste manier moeten reageren, zodat we de risico’s kunnen beheersen en de afgesproken dienstverlening aan klanten op niveau blijft.

We zijn, gegeven de beperkte financiële middelen, continu op zoek naar de balans tussen dienstverlening en controle. We moeten onze personeelsformatie voortdurend aanpassen aan de omvang van de te verwachten klantstromen en staan voor de opgave om investeringen in het verouderde systeemlandschap te combineren met een overvolle veranderagenda vanuit wet- en regelgeving. De laatste jaren presteert UWV boven de norm op vrijwel elke door het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) vastgestelde kritische prestatie-indicator voor rechtmatigheid, tijdigheid en klantbeleving.

Onze planning- en controlcyclus (P&C‑cyclus) zorgt ervoor dat beslissingen op de verschillende niveaus in de organisatie met de juiste informatie en inzichten worden genomen en dat de effecten van de beslissingen worden gemonitord. In de in 2019 uitgevoerde ISO‑audit over 2018 merkte de auditor over dit stelsel van planning en control het volgende op: ‘De planning- & controlcyclus verloopt beheerst: opstellen jaarplannen, wijze van rapporteren en bewaken van beoogde resultaten is strak geregeld en vindt op het juiste tijdstip plaats.'

Versterking risicomanagement en de informatievoorziening tussen UWV en SZW

Ondanks deze structurele borging van risicomanagement in de P&C‑cyclus van UWV heeft een aantal incidenten afgelopen jaar ruime aandacht gekregen. Het heeft ons geleerd dat ons risicomanagement op onderdelen versterkt moet worden en dat signalen over risico’s breder in de organisatie moeten worden gedeeld. Daarmee zijn we in 2019 aan de slag gegaan. Wij kiezen er daarbij voor om risicomanagement in de uitvoering te versterken en het risico‑eigenaarschap niet te verleggen naar een aparte risicomanagementorganisatie. Reflectie op de werking van de organisatiebeheersing heeft verbeterpunten opgeleverd in de risicobeheersing op het gebied van informatiebeveiliging en privacy en de informatievoorzieningsfunctie. Ook moeten we investeren om de verbeterpunten in de uitvoering die we zien ook echt te realiseren. De incidenten hebben daarnaast duidelijk gemaakt dat we vooral ook de informatievoorziening richting het ministerie van SZW moeten versterken over risico’s en de keuzes die wij in de dagelijkse aansturing maken. Ook op dit gebied hebben we stappen gezet. Met het ministerie zijn de eerste sessies gehouden om risico’s nadrukkelijker met elkaar te delen en zo de informatievoorziening richting het departement te versterken. We realiseren ons dat het versterken van risicomanagement, waarbij we het eigenaarschap in de uitvoering willen houden, een grote investering vraagt in vakmanschap en ondersteuning van onze medewerkers om het werk nog beter te doen. Deze beweging hebben we met de strategie Vertrouwen in vakmanschap al in gang gezet. Het slagen van deze organisatieversterking is sterk afhankelijk van de tijd en de ruimte die we als uitvoerder krijgen om aan vakmanschap en goede uitvoering te werken.

Om te zorgen dat de aandacht voor versterking van risicomanagement en informatievoorziening de komende jaren hoog op de agenda blijft, is per oktober 2019, voor de duur van twee jaar, een extra lid toegevoegd aan de raad van bestuur. Deze extra bestuurder gaat beoordelen welke maatregelen nodig zijn, verbeteracties begeleiden, de aandacht binnen de organisatie voor gevoelige uitvoeringsproblematiek versterken en de voortgang delen met het ministerie, opdat de minister deze informatie kan delen met de Tweede Kamer. Daarnaast is in overleg met het ministerie van SZW het audit committee versterkt, zodat dilemma’s en risico’s in de uitvoering eerder zichtbaar en besproken worden. Het committee is omgevormd tot een Audit Advies Commissie en op 25 juli 2019 is de onafhankelijke voorzitter benoemd. Momenteel wordt invulling gegeven aan de verdere inrichting van de Audit Advies Commissie.

Specifieke risico’s 2019

Het jaarverslag is bedoeld om het ministerie van SZW formeel te informeren over de realisatie van de doelstellingen uit het jaarplan. We hebben getracht in dit verslag niet alleen de risicovolle maar ook de positieve kanten van de uitvoering in 2019 zo volledig mogelijk te belichten. De risico’s voor 2019 zijn, indien aan de orde, in dit verslag in de desbetreffende hoofdstukken gemeld. Hieronder besteden we aandacht aan een aantal grotere risico’s waarover we het ministerie gedurende het jaar ook al hebben geïnformeerd.

• Het Ziektewet‑arboproces is per 1 januari 2019 opnieuw ingericht. We zien dat de doorlooptijd van de aanvraag langer is dan gewenst. De tijdigheid van de eerste betaling is echter nog wel boven de met het ministerie afgesproken norm. Er is een aantal maatregelen genomen om te borgen dat de tijdigheid van de eerste betaling op orde komt. Daarnaast zien we dat het aantal uitgevoerde probleemanalyses en plannen van aanpak in 2019 lager ligt dan in voorgaande jaren met het oude proces. We voeren nog analyses uit naar oorzaak en effect daarvan.

• We zien dat het aantal mogelijke fraudegevallen dat UWV‑medewerkers intern bij de directie Handhaving melden in 2019 flink is toegenomen. Omdat de handhavingscapaciteit ook wordt ingezet op de maatregelen uit het WW‑fraudepakket is er onvoldoende capaciteit om de toegenomen interne meldingen direct op te pakken. De voorraad loopt daardoor op. We hebben met het ministerie van SZW afspraken gemaakt over welke werkzaamheden voorrang hebben. Deze afspraken moeten ervoor zorgen dat de voorraad beheersbaar blijft en dat de belangrijkste signalen daadwerkelijk prioriteit krijgen.

• Door een tekort aan gecertificeerde verzekeringsartsen kunnen we de medische beoordelingen niet in het gewenste tempo uitvoeren. In 2019 is de voorraad herbeoordelingen opgelopen tot 34.000 aan het eind van het jaar. De voorraad eerstejaars Ziektewet‑beoordelingen is toegenomen tot vlak onder de kritische grens van 15.000. Het aantal claimbeoordelingen blijft intussen toenemen. De beoogde trendbreuk in de ontwikkeling van de voorraad is niet gerealiseerd.

• UWV heeft van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) een last onder dwangsom opgelegd gekregen om de huidige inlogmogelijkheid voor de online dienstverlening aan werkgevers per 1 november 2019 af te sluiten en over te stappen op een veiligere methode. Als veiligere methode heeft UWV voor het rijksbrede programma eHerkenning gekozen. Ondanks alle inspanningen om werkgevers te wijzen op deze overgang bleef het percentage op eHerkenning overgestapte werkgevers achter. Omdat het afsluiten van de bestaande inlogmogelijkheid voor de online dienstverlening per 1 november ertoe zou hebben geleid dat veel werkgevers terug moeten grijpen op een papieren proces, hanteren we met instemming van de Autoriteit Persoonsgegevens een overgangssituatie tot 1 maart 2020.

• Na jaren van dalende volumes verwachten we dat het aantal WW‑uitkeringen in 2020 weer gaat toenemen. Daarnaast verwachten we een uitstroom van medewerkers die met pensioen gaan. We hebben hierop in 2019 geanticipeerd door vroegtijdig te starten met de werving van nieuwe uitkeringsdeskundigen en adviseurs werk. Met succes: eind december lag de personele bezetting al op het voor 2020 begrote niveau. Het tijdig scholen van al deze nieuwe medewerkers is een grote opgave. Het effect hiervan zal zeker in de eerste maanden van 2020 nog voelbaar zijn omdat nieuwe medewerkers gedurende hun opleidingsperiode slechts gedeeltelijk productief zijn.

• Bij vraagstukken op het gebied van informatiebeveiliging en privacy kiezen we al enige jaren voor een risicogerichte aanpak. Eenvoudigweg omdat niet alles direct kan worden opgelost. We pakken de grootste risico’s als eerste op, maar dat gebeurt dus in de wetenschap dat nog lang niet alle bedreigingen zijn afgewend.

• In de afgelopen periode heeft de Autoriteit Persoonsgegevens meerdere onderzoeken gedaan. Uit de vraagstelling van de onderzoeken blijkt eens te meer het belang dat de AP hecht aan expliciete besluitvorming over risico’s en de dossiervorming hierover (aantoonbare compliancy). Onze organisatie is op dit punt nog niet in alle gevallen ingericht om het gevraagde te leveren. In het uiterste geval kan dit leiden tot sancties van de AP.