Strategisch personeelsbeleid

De afgelopen jaren leidde het hrm‑beleid van veranderen zonder boventalligheid en inzet op premobiliteit tot een sterke door- en uitstroom van medewerkers en een minimaal aantal boventalligen per eind 2019. Daarnaast is ons personeelsbestand in de afgelopen jaren vergrijsd met als gevolg een aanzienlijke pensioenuitstroom in de komende jaren. Sinds maart 2020 is er een plotselinge en grote toename van werk in de uitvoering van UWV als gevolg van de coronacrisis.

We staan als organisatie dan ook voor een grote instroomopgave. Hoe realiseren we zowel kwalitatief als kwantitatief een toekomstbestendig personeelsbestand in een toekomst die nog niet goed te overzien is? Een belangrijke basis hiervoor vormt onze strategische personeelsplanning. Daarin komt onder andere de grote wervingsnoodzaak van schaarse professionals naar voren zoals verzekeringsartsen, arbeidsdeskundigen, ICT‑experts en data‑analisten. En actueel is de werving van onder andere administratief- en wetstechnisch personeel voor de uitvoering van de NOW en aanvullende regelingen. We investeren dan ook sterk in de positionering van UWV als aantrekkelijke werkgever en in het optimaliseren van onze wervings- en selectie‑inspanningen. Op het gebied van werving en selectie loopt het merendeel van de procedures door, veelal digitaal. Sinds april voeren we sollicitatiegesprekken ook via beeldbellen.

De afgelopen jaren is er (te) veel bezuinigd. We hadden daardoor te weinig ruimte voor de ontwikkeling van het vakmanschap van onze medewerkers, terwijl het belang daarvan juist toeneemt. We zijn daarom begonnen een inhaalslag te maken. Dit betekent dat we veel investeren in verruiming van de leer- en ontwikkelmogelijkheden voor onze medewerkers. Daarnaast zijn we ons bewust van onze maatschappelijke positie en vinden we dat ons personeelsbestand een afspiegeling moet zijn van de samenstelling van onze maatschappij. Om die reden zijn en blijven diversiteit en inclusiviteit belangrijke speerpunten in ons meerjarig hrm‑beleid.

Verreweg de meeste UWV‑medewerkers werken in de context van de coronacrisis thuis. Om medewerkers goed te ondersteunen en te informeren is sterk ingezet op IT‑middelen en -mogelijkheden en op dagelijkse communicatie en beantwoording van veelgestelde vragen via de digitale werkplek. Ook is er veel aandacht voor het onderlinge contact, de balans werk‑privé en het fysieke en mentale welbevinden van medewerkers. Voor het laatste is onder andere een interne pool van coaches beschikbaar gemaakt. Verder hebben we een miniwerkbelevingsonderzoek ingezet naar het welbevinden en de ervaringen met thuiswerken van medewerkers. Hieruit komt naar voren dat medewerkers zich goed ondersteund en geïnformeerd voelen, zowel technisch als in bredere zin, en vinden dat zij hun werk goed kunnen doen. Over het algemeen voelen medewerkers zich zeker over hun gezondheid en die van hun naasten, al is twee derde van de medewerkers bezorgd over de crisis en wat ermee samenhangt. Medewerkers zijn redelijk goed in staat om de balans te houden tussen werk en privéleven. Wat lager is de waardering voor het effectief samenwerken met collega’s.

Personeelsbeleid

Volgens de huidige verwachtingen hebben we dit jaar ruim 800 extra fte’s nodig. In de eerste vier maanden van 2020 steeg het aantal medewerkers van UWV met 2,8%, het aantal fte’s met 2,7%. Dit geldt voor zowel tijdelijke als vaste arbeidsplaatsen. We werken ook met tijdelijke contracten omdat een deel van onze werkzaamheden conjunctuurgevoelig is, of als opstapje naar een vast contract bij gebleken geschiktheid. Het aantal tijdelijke arbeidsplaatsen is vooral toegenomen door de komst van uitkeringsdeskundigen, adviseurs werk, verzekeringsartsen en handhavingsdeskundigen. Het aantal vaste arbeidsplaatsen is met name toegenomen door de opschaling van het aantal klantadviseurs bij ons Klantencontactcentrum (KCC). In verband met de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) zijn we eind 2019/begin 2020 begonnen met het omzetten van de flexibele arbeidsplekken voor deze functie naar vaste arbeidsplaatsen, waardoor uitzendkrachten én ook interne medewerkers een vaste aanstelling kregen. In de eerste vier maanden van 2020 zijn 112 flexkrachten in vaste dienst gekomen. Ten opzichte van december 2019 is het aantal flexkrachten met 140 gedaald. In de eerste vier maanden van 2020 verliet in totaal 1,5% van onze vaste medewerkers de organisatie. Er is 1 medewerker boventallig geworden. Eind april 2020 waren er in totaal nog 28 medewerkers boventallig.

Tabel: Aantal medewerkers

In 2020 geven we een breder vervolg aan onze LinkedIn‑carrièrepagina die in 2019 nog als pilot liep voor met name medische en ICT‑vacatures. Ook is een UWV‑breed programma voorbereid dat nieuwe UWV‑medewerkers tijdens hun eerste maanden snel en goed wegwijs maakt in de inhoud en de organisatie. Vanwege de coronacrisis is de livegang van het programma op 1 april 2020 uitgesteld en bieden we het programma tijdelijk vooral digitaal aan. Om te beginnen met een e‑zine voor alle nieuwe medewerkers en een aantal e‑learnings naar eigen keuze. Vanaf juni komen hier nieuwe elementen bij als daadwerkelijke vervanging van de presentaties op de introductiedag. In de loop van de zomer zullen we elementen ook op maat toepassen in de anderhalvemetersamenleving. Daarnaast houden we tot en met 2021 met enkele enquêtes de vinger aan de pols bij de jongere UWV‑medewerkers als het gaat om hun loopbaan- en ontwikkelbehoeften. Hiermee willen wij meer grip krijgen op het welbevinden van deze groep medewerkers, zodat we hun mogelijke uitstroom kunnen ombuigen naar doorstroom en de instroom van meer jongere medewerkers kunnen bevorderen. De dienstverlening van de loopbaancentra is van premobiliteit voor specifieke groepen verschoven naar loopbaancoaching, persoonlijke ontwikkeling en arbeidsmarktperspectief voor alle medewerkers. Met de loopbaancentra organiseren we activiteiten in de lijn van de cao‑afspraken met doelgroepen (generaties). Gerealiseerd zijn dialoogsessies met 55‑plusmedewerkers (650 deelnemers) om van hen te horen wat hen bezighoudt en wat zij nodig hebben om de komende jaren vitaal en met plezier te blijven werken. Met de uitkomsten van die sessies bieden de loopbaancentra het management informatie en tools en de medewerkers een platform om vitaal en inzetbaar te blijven. Leren en ontwikkelen heeft focus via het programma Vertrouwen in vakmanschap. Alle medewerkers kunnen sinds begin dit jaar op eigen initiatief gebruikmaken van een online ‘all‑you‑can‑learnaanbod’ van 2.000 opleidingen.

Diversiteit en inclusiviteit

We willen dat UWV zo veel mogelijk een afspiegeling is van de maatschappij en dat alle medewerkers zich binnen UWV gewaardeerd, gerespecteerd en op hun gemak voelen. Zo streven we naar meer diversiteit in de hogere salarisschalen. Voor managementfuncties werken we intussen samen met een partij gespecialiseerd in de werving en selectie van medewerkers met een niet‑westerse (cultureel diverse) achtergrond. Een coachingprogramma en een crossmentoringprogramma voor cultureel diverse medewerkers en jongere medewerkers wordt opgestart zodra de coronacrisis daar ruimte voor biedt. Dat laatste geldt ook voor deelname aan het Charter Cultureel Talent naar de Top dat is gericht op de deelname van medewerkers met een niet‑westerse achtergrond aan de (sub)top van de organisatie.

Voor de deelname van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt heeft UWV zich ten doel gesteld om in het kader van de banenafspraak in de periode tot eind 2020 500 duurzame arbeidsplaatsen op maat te creëren. Intussen hebben we er hiervan 361 gerealiseerd. Hiermee lopen we achter op onze eigen planning. Gegeven de betrokkenheid van managers en collega’s verwachten we dat we de beoogde 500 arbeidsplaatsen in 2021 zullen kunnen realiseren. We zetten hierop ondanks de coronacrisis extra in. Managers en werkbegeleiders hebben extra aandacht voor deze collega’s, om uitstroom te voorkomen.

Via het traject Talentontwikkeling inclusief bieden we kandidaten uit de banenafspraak een opstap om aan de slag te gaan en werkritme te krijgen. Het project biedt een kennismakings- en inwerkperiode voor een secretariaatondersteunende functie, waarna de deelnemers kunnen doorstromen naar een daadwerkelijke arbeidsplaats. Sinds september 2018 hebben zo 6 geselecteerde deelnemers ondersteuning gekregen. Allemaal zijn zij doorgestroomd naar een daadwerkelijke functie. De inzet om Talentontwikkeling inclusief te verbreden naar andere onderdelen binnen UWV is als gevolg van de coronacrisis tijdelijk gestagneerd. Datzelfde geldt ook voor de start van de Traineepool 2020, die is uitgesteld tot september. Ook dit jaar zijn 130 plekken voor trainees beschikbaar. Onder de deelnemers bevinden zich 20 medewerkers uit de doelgroep voor de banenafspraak en circa 15 statushouders, allen met hbo‑wo‑niveau.

Zoals afgesproken in een GGZ‑convenant richten we ons ook op medewerkers met een psychische kwetsbaarheid. De plaatsing op reguliere UWV‑vacatures van kandidaten die in een IPS‑traject zitten zal in 2020 en 2021 worden ondernomen vanuit het project Banenafspraak – dit ligt op dit moment echter stil in verband met de coronacrisis. Voor medewerkers met een psychische kwetsbaarheid en alle belangstellende collega’s organiseerden we begin maart een bijeenkomst over de vraag in welke mate openheid over psychische kwetsbaarheid behulpzaam is bij het werk.

Intensivering Vertrouwen in vakmanschap

De enorme inzet, samenwerking en creativiteit van alle UWV’ers om nieuwe processen op te zetten maar ook om de dagelijkse taken doorgang te laten vinden sinds de coronamaatregelen, is een prachtig voorbeeld van het vertrouwen dat we in elkaar mogen hebben en het vakmanschap waar UWV voor staat. Het laat zien waarom het zo belangrijk is dat we blijven investeren in ons vakmanschap en in elkaar. Een aantal activiteiten om Vertrouwen in vakmanschap te intensiveren is na half maart 2020 tijdelijk stilgelegd vanwege de coronacrisis, maar een deel loopt vanwege dit belang ook gewoon door.

Onze medewerkers hebben behoefte aan duidelijke kaders en aan vertrouwen om daarbinnen hun werk te doen. Vakmanschap betekent allereerst dat een medewerker zijn kennis en kunde effectief en klantgericht in de praktijk brengt. Ook betekent het dat de medewerker inzicht heeft in de context van zijn werk en in de reden waarom onze politieke opdrachtgevers bepaalde keuzes maken. De intensivering van Vertrouwen in vakmanschap (iViv) is een beweging die continu het bewustzijn van vakmanschap en vertrouwen versterkt en verankert. Er is een iViv‑kerngroep samengesteld (met vertegenwoordiging vanuit alle divisies en directies) die bij alle activiteiten zal aansluiten. Door de uitbraak van het coronavirus en de daarmee gepaard gaande beperkingen is de intensivering van Vertrouwen in vakmanschap eind maart herijkt.

Een belangrijk onderdeel van Vertrouwen in vakmanschap is het gesprek op alle niveaus tussen medewerker en manager over de opdracht van UWV, de bedoeling, de resultaten die worden verwacht, de ruimte die medewerkers hebben om een eigen invulling aan de dienstverlening te geven en de dilemma’s die ze daarbij ervaren. Om een eerste invulling te geven aan het gesprek over dilemma’s en om het management beter te faciliteren in het structureel voeren van deze gesprekken, worden in 2020 in alle districten dialoogsessies georganiseerd. In februari en maart 2020 hebben twee van de drie geplande dialoogsessies plaatsgevonden. Hierin gingen honderd managers en medewerkers samen met de raad van bestuur de dialoog aan over dilemma’s op het spanningsveld tussen controle, dienstverlening, efficiëntie en effectiviteit. Wegens de coronabeperkingen voor het bijeenkomen van grotere groepen is de derde bijeenkomst uitgesteld. Dit geldt ook voor de voorbereidingen voor de drie dialoogsessies die in de maanden mei tot september zouden plaatsvinden.

Via informatie op intranet en via masterclasses geven we meer aandacht aan de inhoud en het kader van onze opdracht. De kaders voor onze uitvoering zijn vastgelegd in wet- en regelgeving, maar ook in aanvullende afspraken met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). We brengen deze aanvullende (maatschappelijke) afspraken nu in beeld. De hiervoor ontwikkelde tool UWV Inzicht laat zien in welk bedrijfsonderdeel en waar in het totale proces de betreffende afspraak thuishoort en biedt context over de uitvoering van ons beleid. UWV Inzicht is voor iedere UWV‑medewerker in te zien en te gebruiken bij de dagelijkse werkzaamheden. UWV Inzicht is inmiddels gereed voor de belangrijkste acht wet- en regelgevingen. Daarnaast worden masterclasses aangeboden die inzicht geven in de werkrelatie van UWV met het ministerie van SZW (opdrachtgever en eigenaar) en wordt rond een specifiek thema het verdiepende gesprek gefaciliteerd. Door de coronabeperkingen zijn geplande masterclasses en de actieve lobby voor de organisatie van masterclasses later in het jaar uitgesteld.

Om het vakmanschap verder te versterken en het vertrouwen te verhogen is een analyse van de curricula uitgevoerd. Er is een leerklimaatscan opgezet die inzicht geeft in de sterktes en uitdagingen van het leerklimaat binnen UWV. Deze scan is nog niet uitgevoerd in verband met veiligheidsissues met de leverancier van het platform. Op basis van de scan zullen de verbeteracties en prioriteiten worden bepaald. Ook wordt er een ‘fundament’ vastgesteld van kennis over bijvoorbeeld wet- en regelgeving die relevant is voor elke UWV‑medewerker. Alle UWV‑curricula zullen hiermee worden aangevuld. Verder organiseren we vakinhoudelijke dagen voor professionals en specialisten. Om de samenwerking en het vertrouwen binnen teams te verbeteren, hebben we eerder dit jaar een aantal Bouwen aan vertrouwen‑bijeenkomsten gehouden. Verdere geplande sessies kunnen vanwege de beperkende maatregelen voorlopig geen doorgang vinden. De voorbereidingen met de aangemelde teams lopen door en er worden plannen gemaakt voor structurele intervisie binnen UWV.

Een ander belangrijk onderwerp waarmee iViv raakvlakken heeft is de versterking van risicomanagement bij UWV. In januari heeft de Groepsraad (de raad van bestuur en de directeuren van divisies en stafdirecties van UWV) een workshop politiek‑bestuurlijke sensitiviteit gedaan onder begeleiding van het COT Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, waarin is besproken hoe je risico’s kunt herkennen en de impact hiervan in kunt schatten. Dit is ter plekke toegepast op een aantal door directieleden ingebrachte UWV‑casussen. Dit heeft geleid tot verhoogde bewustwording rondom risico’s. In het vervolgtraject wordt met elke managementlaag gereflecteerd op de mate waarin er al sprake is van goed risicoleiderschap, te beginnen bij de raad van bestuur. Na de Groepsraad volgen ook de andere managementlagen en na het management de andere organisatielagen. Op basis hiervan zullen verbeteracties worden gedefinieerd en uitgerold.

Integriteit en openheid

We investeren nadrukkelijk in de openheid en integriteit van onze organisatie. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de medewerkers van UWV integer handelen, correct met informatie omgaan en geen misbruik maken van hun positie. Afspraken en spelregels voor integer gedrag staan beschreven in onze gedragscode. We stimuleren met verschillende bewustwordingsactiviteiten dat nieuwe en zittende medewerkers zich bewust zijn van het belang van integer handelen.

In de eerste vier maanden van 2020 ontvingen we 57 meldingen van mogelijke integriteitsschendingen. In 46 gevallen ging het om een UWV‑medewerker en 11 keer waren het klanten of derden. Er zijn 31 integriteitsonderzoeken gestart en 28 zaken werden volledig afgesloten (waarvan 14 zaken uit 2019). Niet elke melding heeft geleid tot een onderzoek. Soms werd in overleg met de melder gekozen voor een andere interventie, soms was er te weinig concrete informatie aanwezig om een onderzoek te rechtvaardigen. Ook waren er meldingen die niet bleken te gaan over een mogelijke schending van de integriteit. Deze meldingen werden overgedragen aan bijvoorbeeld de klachtenservice van UWV of het bedrijfsonderdeel Handhaving. Tegen UWV‑medewerkers zijn naar aanleiding van een integriteitsschending 7 keer arbeidsrechtelijke maatregelen getroffen, uiteenlopend van een mondelinge waarschuwing tot beëindiging van het dienstverband. Dit laatste gebeurde 1 keer. In het eerste tertaal is er 1 keer aanleiding geweest voor een strafrechtelijke aangifte tegen een UWV‑medewerker. Het aantal integriteitsmeldingen is als gevolg van de beperkende maatregelen in verband met de coronacrisis sinds half maart afgenomen.

Alle nieuwe medewerkers en medewerkers die nog geen managementfunctie hebben en intern op een managementfunctie solliciteren, vragen we om een verklaring omtrent gedrag (vog). Bij functies met bijzondere vertrouwelijkheid checken we altijd op referenties en diploma en verrichten we onderzoek in openbare bronnen. De ondernemingsraad heeft eerder ingestemd met een derde niveau van screening voor nieuwe medewerkers in data‑analyseomgevingen. Momenteel is er een instemmingsaanvraag om dit niveau van screening ook in te voeren voor bestaande medewerkers in deze omgevingen.

In verband met de per 1 januari 2020 in werking getreden Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra) waren alle voorbereidingen getroffen voor het afleggen van de eed of belofte door alle medewerkers van UWV in maart 2020 tijdens de Week van Waarden. In verband met de coronacrisis is de Week van Waarden uitgesteld tot een nog nader te bepalen tijdstip in het najaar van 2020. Nu we meer zicht krijgen op de impact van de crisis doet zich de vraag voor of een ‘copy paste’ van de Week van Waarden naar het najaar nog wel realistisch en verantwoord is, ook al houden we rekening met de anderhalve meter als het nieuwe normaal. Om deze redenen is gekeken naar mogelijke alternatieve scenario’s. Besloten is de eed af te laten leggen, trapsgewijs vanaf de hoogste echelons tot op medewerkerniveau. Dit gebeurt ten overstaan van de eigen leidinggevende in bijvoorbeeld reguliere werkoverleggen op kantoor, waar nodig aangevuld met beeldbellen.

Naar aanleiding van het vorig jaar uitgevoerde cultuuronderzoek is de aanbeveling gedaan om het instituut vertrouwenspersoon intern in te richten, met als doel om de zichtbaarheid en bereikbaarheid te vergroten. Ter voorbereiding op een voorstel daarvoor is gesproken met vertegenwoordigers van diverse vergelijkbare organisaties, onze commissie van externe integriteitsdeskundigen (CID) en de externe deskundigen die het cultuuronderzoek hebben uitgevoerd. Een notitie met een voorstel voor de wijze van interne inrichting van vertrouwenspersonen is inmiddels gereed en wordt momenteel intern afgestemd. Bij dit voorstel zijn ook de uitkomsten van een aantal rijksbrede onderzoeken naar de inrichting van vertrouwenspersonen betrokken.