Op 12 maart 2020 maart kondigde het kabinet beperkende maatregelen af om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Daarbij werd onder andere opgeroepen om zo veel mogelijk thuis te werken. Het is onze ICT‑afdeling gelukt om binnen twee weken thuiswerken mogelijk te maken voor vrijwel al onze medewerkers. Intussen liep de reguliere ICT‑dienstverlening aan de organisatie voor het overgrote deel door.
De impact die het thuiswerken op de infrastructuur heeft, is een continu punt van aandacht voor ons en onze leveranciers. Nieuwe technologie wordt versneld ingezet. Daarbij hebben we expliciet aandacht voor de continuïteit, stabiliteit en veiligheid van zowel de individuele applicatie als het totale ICT‑landschap. Daarnaast zijn voor de uitvoering van de NOW de benodigde ICT‑specialisten vrijgemaakt. Ook hierbij is intensief samengewerkt met leveranciers. Om het goed te regelen zijn met hen de juiste afspraken gemaakt en contracten vastgesteld. In verband met al deze extra activiteiten hebben we reguliere werkzaamheden en projecten in enkele gevallen wat doorgeschoven. Deze worden alsnog met enige vertraging opgepakt. Voor de projecten geldt dit als er sprake is van een grote afhankelijkheid van de ICT‑functionaliteit van de portalen werk.nl en uwv.nl en van het Klantencontactcentrum. Deze worden op dit ogenblik intensief gebruikt door burgers. Tot slot lopen projecten die op het punt staan te implementeren vertraging op. De implementatieaanpak wordt uitstelden aanpast, bijvoorbeeld door online trainingen op te zetten omdat oorspronkelijk rekening was gehouden met fysieke instructiebijeenkomsten.
Keuzes blijven nodig
In de afgelopen jaren hebben we grote stappen gezet in de stabilisatie van ons ICT‑landschap. Continuïteit van de dienstverlening en passende maatregelen voor informatiebeveiliging en waarborging van privacy blijven belangrijk. Eind 2019 en begin dit jaar hebben we in overleg met het Nationaal Cyber Security Centrum met succes afdoende maatregelen genomen voor de veiligheidsproblemen rond Citrix en de kwetsbaarheden in de kantoorautomatiseringssoftware van Microsoft. UWV‑medewerkers hebben in deze periode een paar weken geen mogelijkheid gehad om buiten de UWV‑kantoren te werken.
Verder zetten we in 2020 in op het vereenvoudigen en moderniseren van onze ICT. De komende jaren dragen grote trajecten zoals de vernieuwing van de datacenterdienstverlening en de transformatie van de ICT‑landschappen van de divisies WERKbedrijf en Sociaal Medische Zaken hieraan bij. Daarnaast vraagt implementatie van gewijzigde en nieuwe wet- en regelgeving in 2020 veel van onze verandercapaciteit. We implementeren naast de wet- en regelgeving in het domein van werk en inkomen ook relatief veel opdrachten die instromen vanuit andere domeinen. We implementeren bijvoorbeeld DigiD betrouwbaarheidsniveau Midden en DigiD Machtigen om ervoor te zorgen dat Mijn UWV en de Werkmap voldoen aan de Wet digitale overheid, die valt onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Om te voldoen aan de Handelsregisterwet, die valt onder het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), sluiten we aan op het Handelsregister van de Kamer van Koophandel als basisregistratie.
Sinds 2016 werken we met het meerjarig UWV Informatieplan (UIP), dat we jaarlijks actualiseren. In dit plan beschrijven we onze informatievoorzienings (IV)‑strategie. In het UIP is de spanning zichtbaar tussen onze ambitie om het ICT‑landschap te vernieuwen, de implementatie van nieuwe wet- en regelgeving en de ICT‑projecten die we willen uitvoeren om de dienstverlening aan de klant en de ondersteuning van onze eigen medewerkers te verbeteren. We hebben onvoldoende middelen beschikbaar om onze ambities te realiseren. Dit vraagt continu om het maken van lastige keuzes.
In het UIP hebben we voor 2020 negen strategische doelstellingen gedefinieerd. Daarnaast rapporteren we over de voortgang van zeven strategische doelstellingen uit vorige jaren. De strategische doelstellingen zijn in de paragrafen hierna gecursiveerd aangegeven. In dit verslag lichten we, aan de hand van de vier UIP‑categorieën, kort toe welke resultaten zijn bereikt in de eerste vier maanden van 2020.
Naar een wendbare, effectieve en efficiënte IV‑organisatie
Begin 2019 hebben de raad van bestuur en de ondernemingsraad van UWV afgesproken om vanaf juni 2019 in een praktijkjaar verder vorm te geven aan de organisatieveranderingen en de werkwijze die als oogmerk hebben de organisatie wendbaarder te maken en de kwaliteit te verhogen. De voorbereidingen voor de formalisering van leidinggevende en sleutelposities voor het centrale CIO office en de decentrale IV‑offices zijn in volle gang. Dit geldt ook voor de inrichting van meer beleidsmatige processen. Om goed werkende (de)centrale portfoliotafels en besluitvorming over ontwerp en architectuur in te richten, krijgt de ondersteuning van portfoliomanagement en architectuurmanagement hierbij voorrang. Het voorgenomen besturingsmodel voor IV‑veranderingen wordt nu bij twee divisies beproefd en er is een communicatieplan voor de bredere introductie van het model opgesteld.
UIP-categorie 1 – Stabiliteit, continuïteit en informatiebeveiliging
De continuïteit van onze dienstverlening is afhankelijk van de stabiliteit en betrouwbaarheid van ons ICT‑landschap. We maken de huidige applicaties in dit landschap op korte termijn robuuster en stabieler en nemen maatregelen om de informatiebeveiliging naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast werken we aan verdere ontkoppeling van het applicatielandschap en de infrastructuur, zodat onderlinge afhankelijkheden afnemen.
Strategische doelstellingen
In de afgelopen maanden hebben we gewerkt aan fase drie en vier van project Datafabriek. Doel van het project is een nieuwe datawarehouseomgeving te realiseren voor opslag, beheer en levering van gegevens voor eigen gebruik en gebruik door derde partijen zoals de SVB en het CBS. De derde fase van het project bestaat uit verwerving van tooling en de installatie hiervan. De installatie heeft enige vertraging opgelopen vanwege aanvullende eisen aan de ICT‑infrastructuur. We leveren de strategische doelstelling uit 2019, Datafabriek: basis op orde, in 2020 op. In de vierde fase van het project realiseren we de nieuwe strategische doelstelling voor 2020: beschikbaarstelling van de eerste set informatieproducten. Oplevering van deze fase staat gepland voor eind 2020. Het Bureau ICT‑Toetsing (BIT) is in maart gestart met toetsing van deze vierde fase op een wijze die past bij de huidige coronamaatregelen.
Om de UWV Persoonsadministratie (UPA) gereed te maken voor aansluiting op de materiesystemen die gebruikmaken van persoonsgegevens, is de UPA zodanig vernieuwd dat het binnen UWV de centrale administratie voor adresgegevens van personen wordt. In de afgelopen maanden zijn bij het ontwikkelen van producten enkele complexiteiten gesignaleerd die opgelost moeten worden voordat aansluiting van de materiesystemen mogelijk is. Tot die tijd blijft de oude UPA‑versie in bedrijf.
De IV voor de NOW is onder hoge druk tot stand gekomen en we verwachten dat een aantal aanvullende regelingen op korte termijn ook op die manier gerealiseerd moet worden. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een verkort IV‑proces en kortetermijn‑IV‑oplossingen. Afhankelijk van hoelang de IV voor deze regelingen nodig is, moet later dit jaar bepaald worden of deze IV tijdelijk was en uitgezet kan worden of dat deze voor de (middel)lange termijn toekomstvast gemaakt moet worden.
De druk op en aandacht voor het IB&P‑domein en in het bijzonder ook de governance neemt toe binnen UWV, mede vanwege de externe ontwikkelingen, de grootte van onze organisatie en de aard van onze wettelijke taken. In 2020 willen we via een risicogestuurde aanpak voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR), de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en het Beleidskader Privacy. Hiervoor is onder andere gewerkt aan logging en monitoring van applicaties, aansluiting van de meest risicovolle applicaties op het Security Information and Event Managementsysteem, implementatie van op de BIR gebaseerd encryptiebeleid en toepassing van het Secure Software Development framework. Zie verder ook de paragraaf Informatiebeveiliging en privacy.
We hebben de afgelopen maanden ook aan een strategische doelstelling uit 2019 gewerkt: de up‑to‑date beveiliging van kritische data‑analyseomgevingen volgens de AVG. De technische implementatie is voor een deel van de data‑analyseomgevingen uitgevoerd (voor gegevens die we bij onze dienstverlening gebruiken). In mei 2020 worden de maatregelen opgeleverd die niet van het project Datafabriek afhankelijk zijn.
Groot onderhoud
In het kader van het programma Groot onderhoud wordt het applicatielandschap voorzien van geactualiseerde softwareversies voor infrastructuur en middleware, zodat bedrijfsapplicaties veilig en stabiel blijven. Via het ingerichte geautomatiseerde beheer kan het grootste deel van de applicatieaanpassingen eenvoudig in productie worden genomen. Enkele belangrijke trajecten zijn vorig jaar al gestart en zullen volgens planning in het eerste halfjaar van 2020 worden afgerond, waaronder groot onderhoud voor het klantvolgsysteem Sonar en het elektronisch archief. Ook zijn we gestart met groot onderhoud van de infrastructuur voor de betalingsstraten (MIMAS‑cluster), waarbij structureel wordt samengewerkt met de divisie Uitkeren vanwege gelijktijdige functionele veranderingen binnen dit systeemcomplex.
Softwareontwikkeling en testen
We hebben in de eerste maanden van 2020 een visie op softwareontwikkeling en testen opgesteld. Deze is gericht op kwalitatief goede en snelle voortbrenging, met positief effect op de stabiliteit. De businesscase die deze visie ondersteunt wordt in het derde kwartaal opgeleverd.
UIP-categorie 2 – Wet- en regelgevingtrajecten
We maken goede afspraken met het ministerie van SZW om, waar mogelijk, de in het regeerakkoord vastgelegde ambities te kunnen realiseren en tegelijkertijd onze dienstverlening toekomstbestendig te maken. Door vroeg in beleidstrajecten af te stemmen over de relatie met ICT bevorderen we enerzijds dat ICT optimaal bijdraagt aan het realiseren van de beleidsdoelstelling en anderzijds dat de ontwikkelingen in lijn zijn met de modernisering van ons applicatielandschap of die zelfs versterken. In het hoofdstuk Nieuw beleid rapporteren we over onze inspanningen om nieuwe of veranderde wet- en regelgeving te implementeren. Vrijwel al deze trajecten leggen ook beslag op de beschikbare ICT‑verandercapaciteit van UWV.
Voor de implementatie van het werkproces voor incasso via deurwaarders in opdracht van het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) hebben we de onvoorziene hindernissen opgelost die we vorig jaar constateerden in de keten van het berichtenverkeer en geautomatiseerde gegevensuitwisseling. Ook hebben we eerste ketentesten uitgevoerd. Voor gebruikers binnen en buiten UWV zijn de gevolgen beperkt. Zij blijven langer gebruikmaken van de huidige werkwijze.
UWV is verplicht om aan te sluiten op het nieuwe Europese systeem voor de elektronische uitwisseling van socialezekerheidsinformatie: EESSI. De Europese Commissie levert dit systeem. Doel is om de papieren communicatie tussen Europese socialezekerheidsorganen te vervangen door elektronische, volledig gestandaardiseerde berichtenuitwisseling. We werken aan een goed functionerende verbinding tussen UWV en het nationaal access point in Nederland. Een deel van de onvolkomenheden in de Europese gebruikersapplicatie voor EESSI is in de Europese release van november 2019 verbeterd. Deze release wordt momenteel getest. De Europese Commissie heeft aangegeven verdere verbeteringen door te voeren in de release van eind 2020. We willen eind november 2020 met een eerste proces voor de WW live gaan. Ondertussen heeft de Europese Commissie het voornemen geuit om de applicatie waarvan gebruik wordt gemaakt halverwege 2021 aan de lidstaten over te dragen.
Voorzieningen voor lagere wetgeving in het kader van (EU) Verordening 589/2016 inzake een Europees netwerk van arbeidsvoorziening (EURES) worden in het tweede kwartaal van 2020 in gebruik genomen. Het gaat om de transfer van cv’s van werk.nl waarvan is aangegeven dat deze beschikbaar mogen worden gesteld op het EURES‑portaal. Het nationaal coördinatiebureau NCO EURES Nederland heeft de Nederlandse bijdrage aan het performance measurement systeem voor 2019, de eindrapportage voor 2019 en het jaarplan voor 2020 tijdig opgeleverd. Het toelatingsportaal is bijgewerkt zodat het netwerk tussen 1 mei en 1 juli kan worden opengesteld voor de aanmelding van nieuwe leden en partners.
Per januari 2021 geldt de wettelijke verplichting om gebruik te maken van het Handelsregister (HR) van de Kamer van Koophandel als basisregistratie. We hebben de aansluiting op het HR in gang gezet. Daarnaast zijn de procedures voor de aansluiting op de KvK‑dataservice gestart.
UIP-categorie 3 – Vereenvoudiging en vernieuwing ICT‑landschap
We hebben in de afgelopen jaren meer aandacht gekregen voor vereenvoudiging en vernieuwing van het ICT‑landschap. We vernieuwen ons ICT‑landschap continu met vaak langlopende trajecten om het geleidelijk wendbaarder te maken en de verdergaande digitalisering te ondersteunen, zodat we ook in de toekomst betrouwbare dienstverlening kunnen bieden.
Strategische doelstellingen
Voor de doelstelling basisinfrastructuur voor nieuw datacenter ingericht en waves 1 en 2 van de transitie afgerond hebben we meer tijd dan verwacht nodig om de voorwaarden voor de transitie van applicaties af te ronden. De thuiswerkmaatregelen vanwege de uitbraak van het coronavirus hebben ook een negatieve impact op de voortgang. De migratie van de eerste applicaties (wave 1) is hierdoor een kwartaal uitgesteld. Dat heeft nu geen directe invloed op de planning voor de totale transitie in drie jaar tijd, maar het risico is aanwezig dat de planning van de eerste wave verder opschuift. Om dit risico te verminderen wordt intensief met de leverancier overlegd en samengewerkt. Wel is in de afgelopen maanden het fysieke datacenter opgeleverd, met beveiligingskooi, servers, de netwerkverbinding tussen UWV en het datacenter, en de benodigde geautomatiseerde monitoringvoorzieningen. Daarnaast hebben we gewerkt aan randvoorwaardelijke voorzieningen zoals datatransferservices en aan het informatiebeveiligingsplan.
Door technische vraagstukken is de landelijke implementatie van e‑afspraak bij de divisie Sociaal Medische Zaken (SMZ) naar 2020 verplaatst. De afgelopen maanden hebben we de eerder geconstateerde performanceproblemen opgelost en de koppeling met het facilitymanagementinformatiesysteem gerealiseerd.
Voor realisatie van de strategische doelstelling Basis klantbeeld burger beschikbaar voor Klantencontactcentrum (KCC) is de klantbeeldapplicatie geïnstalleerd. Daarnaast hebben we gewerkt aan de servicekoppelingen van deze applicatie, zodat het primaire proces op termijn gebruik kan maken van eenduidige klantinformatie.
Voor operationele procesbesturing en casemanagement (OPB&CM) en voor business rules management (BRM) is de benodigde tooling verworven. OPB en BRM zijn geïnstalleerd. We zijn daarnaast gestart met de doelstelling Ondersteuning ingericht voor gebruik van generieke IV‑tooling voor business rules management en operationele procesbesturing door divisies. Het projectteam heeft kennis over de toepassing van OPB&CM en BRM overgedragen aan onder andere de divisies die verantwoordelijk zijn voor de projecten Herontwerp WW (Uitkeren) en arbeidsjuridische dienstverlening (WERKbedrijf).
Een aantal applicaties draait op het platform OpenVMS. Omdat de ondersteuning hiervan op termijn zal stoppen, zijn we een vooronderzoek OpenVMS gestart om een alternatief voor dit platform te vinden. Binnen dit vooronderzoek is een marktonderzoek naar alternatieven voor OpenVMS uitgevoerd en zijn conceptbesliscriteria opgesteld om een keuze uit de alternatieven te kunnen maken.
Ook op het gebied van vereenvoudiging en vernieuwing werken we dit jaar aan de realisatie van doelstellingen uit voorgaande jaren. De nieuwe WW‑klantapplicatie maakt het mogelijk om met bedrijfsregels (afspraken over het vertalen van beleid naar uitvoerbare technische regels) mensen die een WW‑uitkering aanvragen gerichter te bevragen. Daardoor kan het aanvraagproces klantvriendelijk, efficiënter en sneller verlopen. Binnen het project is in de afgelopen maanden minder gerealiseerd dan gepland en er zijn inmiddels versnellingsmaatregelen ingezet. Het projectdossier is vanwege de budgetomvang van het project via het ministerie van SZW bij het BIT aangeleverd.
De toekomstvisie en strategie voor de transitie van de applicatielandschappen voor de divisies WERKbedrijf en Sociaal Medische Zaken zijn vastgesteld. De visie en strategie van de divisie WERKbedrijf krijgen vorm in het inmiddels gestarte programma WORKit. In de laatste week van juni 2020 wordt er middels interviews een Gateway review op dit programma uitgevoerd. De visie en strategie van de divisie Sociaal Medische Zaken zijn in januari 2020 vastgesteld. Er zijn drie vooronderzoeken gestart die bijdragen aan het fundament van de doelarchitectuur van deze divisie.
Voor de ondersteuning van medewerkers die met grote dossiers werken hebben we een e‑dossierfunctionaliteit ontwikkeld. De eerste toepassingen van deze functionaliteit zijn voorzien bij de directoraten Bezwaar en Beroep (B&B) en Handhaving (DHH). De uitrol op drie proefkantoren is succesvol afgerond. Uitrol over alle kantoren van Bezwaar en Beroep en Handhaving is in verband met de coronamaatregelen uitgesteld.
De implementatie van het nieuwe ICT‑middel voor inputmanagement heeft sinds eind januari goed gefunctioneerd voor de Ziektewet‑verwerkingsstroom. De overige verwerkingsstromen, waaronder die voor de Wet tegemoetkoming loondomein (Wtl), zijn getest. Tot de volledige oplevering in 2020 blijven we voor de documentstromen die nog niet zijn gemigreerd de huidige oplossing gebruiken. Hierdoor kan de dagelijkse post volgens afspraak worden verwerkt.
Innovatie en UWV
Innovatie is in de samenwerking met het ministerie van SZW een belangrijk aandachtspunt. Bij de vervanging en modernisering van onze ICT sluiten we aan bij (rijks)brede voorzieningen of reeds beproefde en bewezen ontwikkelingen en technologieën in de markt. We experimenteren voorzichtig met innovatieve oplossingen, maar die moeten altijd bijdragen aan het bereiken van onze organisatiedoelen. Voor 2020 wordt ingezet op divisieoverstijgende thema’s. Een voorbeeld hiervan is datagedreven werken door de integratie van dataproducten, samenwerking met externe partijen en het toepassen van complexe netwerkanalyse binnen bestaande risicomodellen voor fraudebestrijding. Daarnaast worden klantreizen gebruikt om pijnpunten en oplossingsrichtingen te identificeren die tot nieuwe innovaties kunnen leiden in de digitale dienstverlening. Recente proof of concepts zijn robotic process automation in de boekhouding, waarbij menselijke systeemhandelingen voor de verwerking van journaalladers zijn nagebootst en de inzet van virtuele assistenten om klanten digitaal te begeleiden.
Automatisering beheer
We realiseerden in 2019 de aansluiting van de meeste courante systemen op tooling waarmee we geautomatiseerd nieuwe releases van applicaties kunnen installeren. Het handmatig uitvoeren van deze werkzaamheden is daardoor tot een minimum beperkt en kost nu minder tijd. De kans op fouten bij deze geautomatiseerde installatie is minimaal en uniformiteit van de omgevingen is gegarandeerd. Het beheer van de nieuwe tooling is ingebed in de reguliere beheerorganisatie en daarmee nu de standaardwerkwijze.
Leveranciers
We versterken onze regiefunctie verder door in te zetten op strategisch leveranciersmanagement en kennisopbouw over applicatieontwikkeling. Om tegemoet te komen aan de groeiende behoefte aan flexibiliteit gaan we niet één grote applicatiesourcingmantel aanbesteden, maar kiezen we voor aparte aanbestedingen op basis van een UWV‑brede standaardaanpak. Deze is afgelopen half jaar ontwikkeld en wordt in twee aandachtsgebieden – applicatieaanbesteding voor documentaire informatievoorziening en applicatiebeheer en onderhoud van het polisdomein (gegevens loonaangifte) – direct toegepast.
UIP-categorie 4 – Functionele doorontwikkeling en batentrajecten
Alle Werkmapdiensten brengen we onder bij Mijn UWV op uwv.nl. Dit zijn diensten waarmee klanten kunnen voldoen aan de bij hun uitkering behorende verplichtingen. De diensten rond het vinden van werk blijven op werk.nl. In de afgelopen maanden zijn diverse testen op de nieuwe afbakening van Werkmapdiensten uitgevoerd, waaronder ook een gebruikersacceptatietest.
Eind 2020 komt de UWV‑app met een eerste set diensten gereed en kunnen klanten er gebruik van maken. De eerste ketentesten voor de dienst Inkomensopgave WW zijn uitgevoerd. Daarnaast zijn we met Logius overeengekomen hoe gekoppeld gaat worden met DigiD. De voorbereidingen voor deze wijziging zijn gestart.