Hrm-beleid

Het hrm-beleid van de afgelopen jaren, waarbij we inzetten op veranderen zonder boventalligheid en op premobiliteit, heeft geleid tot een sterke door- en uitstroom van medewerkers en een minimaal aantal boventalligen in 2020. Ons personeelsbestand is echter vergrijsd, waardoor we de komende jaren te maken hebben met een aanzienlijke pensioenuitstroom. Bovendien brengt de coronacrisis sinds maart een grote toename van werk voor UWV met zich mee.

We staan als organisatie dan ook voor een grote instroomopgave. We verwachten dit jaar in totaal met in ieder geval 1.150 extra fte’s op te schalen. Hoe realiseren we zowel kwalitatief als kwantitatief een toekomstbestendig personeelsbestand in een toekomst die nog niet goed te overzien is? Een belangrijke basis hiervoor vormt onze strategische personeelsplanning. Hierin komt onder andere de grote wervingsnoodzaak van schaarse professionals naar voren zoals verzekeringsartsen, arbeidsdeskundigen, ICT‑experts en data‑analisten. Actueel is de werving van onder andere administratief en wetstechnisch medewerkers in verband met de toegenomen WW‑volumes. Naast instroom en doorstroom staat de loopbaanontwikkeling van alle UWV‑medewerkers centraal in ons hrm‑beleid.

De afgelopen jaren is er veel bezuinigd. We hadden daardoor te weinig ruimte voor de ontwikkeling van het vakmanschap van onze medewerkers, terwijl het belang daarvan juist toeneemt. We zijn daarom begonnen een inhaalslag te maken. Dit betekent dat we veel investeren in verruiming van de leer- en ontwikkelmogelijkheden voor onze medewerkers. Daarnaast zijn we ons bewust van onze maatschappelijke positie en vinden we dat ons personeelsbestand een afspiegeling moet zijn van de samenstelling van onze maatschappij. Om die reden zijn en blijven diversiteit en inclusiviteit belangrijke speerpunten in ons meerjarig hrm‑beleid.

Thuiswerken

Verreweg de meeste UWV‑medewerkers werken in de context van de coronacrisis thuis. Om hen goed te ondersteunen en te informeren is direct in maart sterk ingezet op ICT‑middelen en -mogelijkheden en op dagelijkse communicatie en beantwoording van veelgestelde vragen via de digitale werkplek (intranet). Alle medewerkers beschikken over een laptop en mobiele telefoon van UWV. Om de werkplek thuis beter in te richten is het nu ook mogelijk een monitor, toetsenbord en muis aan te vragen en om een bureaustoel van kantoor mee naar huis nemen. Ook is er veel aandacht voor het belang van onderling contact, samenwerken, de balans werk‑privé en het welbevinden van medewerkers. Voor het laatste is onder andere een interne pool van coaches beschikbaar gemaakt en zijn er (dagelijks geactualiseerde) online activiteiten voor en informatie over persoonlijke fysieke en mentale vitaliteit. Het miniwerkbelevingsonderzoek in april naar het welbevinden en de ervaringen met thuiswerken van medewerkers heeft een vervolg gekregen in het brede, tweejaarlijkse werkbelevingsonderzoek dat we van begin augustus tot medio september uitvoeren. Daarnaast onderzoeken we de opvallende daling in verzuimmeldingen tijdens deze periode van thuiswerken, en nemen we in het najaar deel aan het onderzoek We werken thuis van het Kenniscentrum Center for People and Buildings en de TU Delft. Op die manier verwachten we in december voldoende basis te hebben voor een structureler beleid op het gebied van thuis- en kantoorwerken en de inrichting van onze kantoren.

Personeelsbestand

Volgens de huidige verwachtingen hebben we dit jaar in ieder geval 1.150 extra fte’s nodig. In de eerste acht maanden van 2020 steeg zowel het aantal medewerkers als het aantal fte’s van UWV met 4,4%. Dit geldt voor zowel tijdelijke als vaste arbeidsplaatsen. We werken ook met tijdelijke contracten omdat een deel van onze werkzaamheden conjunctuurgevoelig is, of als opstapje naar een vast contract bij gebleken geschiktheid. Het aantal tijdelijke arbeidsplaatsen is vooral toegenomen door de komst van uitkeringsdeskundigen, adviseurs werk, (administratief) medewerker bezwaar, verzekeringsartsen, teamondersteuners, medewerkers invorderen en handhavingsdeskundigen. Het aantal vaste arbeidsplaatsen is met name toegenomen door de opschaling van het aantal klantadviseurs bij ons Klantencontactcentrum (KCC). In verband met de invoering van de Wet arbeidsmarkt in balans (Wab) zetten we sinds eind 2019/begin 2020 de flexibele arbeidsplekken voor deze functie om naar vaste arbeidsplaatsen, waardoor uitzendkrachten én ook interne medewerkers een vaste aanstelling krijgen. Inmiddels is dat voor 70% van de flexcontracten gebeurd. In de eerste acht maanden van 2020 zijn 138 flexkrachten in vaste dienst gekomen. Toch is het aantal flexkrachten dit jaar met 294 gestegen ten opzichte van december 2019. Dit komt vooral door de toename van uitkeringsdeskundigen WW, medewerkers bezwaar en klantadviseurs. In de eerste acht maanden van 2020 verliet in totaal 3,2% van onze vaste medewerkers de organisatie. Er is 1 medewerker boventallig geworden. Eind augustus 2020 waren er in totaal nog 21 medewerkers boventallig.

Tabel: Aantal medewerkers

UWV als aantrekkelijke werkgever

We investeren sterk in de bekendheid met UWV en de positionering van UWV als aantrekkelijk werkgever, en in het optimaliseren van onze wervings- en selectie‑inspanningen. Eind juni ging het tweede deel van de online mediacampagne Werken met zinhoud van start, met onder andere drie video’s. De campagne liep zes weken tot begin augustus en leidde tot bijna 85.000 bezoekers. De meeste belangstelling was er voor de vacatures voor klantadviseurs (ruim 12.600), uitkeringsdeskundigen (ruim 3.100) en adviseurs werk (ruim 2.600). In november volgt het derde deel van de campagne. Dat UWV wordt gezien als een werkgever met meerwaarde blijkt ook uit de nominatie van UWV voor de verkiezing Beste overheidsorganisatie van het jaar. In onze inzending stond het Verhaal van UWV centraal: Bouwen aan een samenleving waarin iedereen meedoet. Helaas zijn we niet doorgedrongen tot de finalisten. In de lijst van Favoriete werkgevers 2020 van Intermediair zijn we dit jaar gestegen van plek 69 naar plek 36.

In 2020 geven we een breder vervolg aan onze LinkedIn carrièrepagina die in 2019 nog als pilot liep voor met name medische en ICT‑vacatures. Ook is een UWV‑breed programma voorbereid dat nieuwe UWV‑medewerkers tijdens hun eerste maanden snel en goed wegwijs maakt in de inhoud en de organisatie. Vanwege de coronacrisis is de livegang van het programma op 1 april 2020 uitgesteld en bieden we sinds mei een digitaal programma aan, dat zo veel mogelijk aansluit bij de aanvankelijke doelen. Dit bestaat uit een e‑zine voor alle nieuwe medewerkers, een aantal e‑learnings om in de eigen tijd te volgen en een webinar met een van de leden van de raad van bestuur. Het introductieprogramma heeft intussen een maandelijkse frequentie. Vanaf oktober wordt het aanbod (voorlopig online) verder uitgebreid en zal er ook meer aandacht zijn voor communityvorming. Het programma wordt dan onder andere aangevuld met een ‘na 90 dagen’‑sessie van onze loopbaancentra, waarmee we alle nieuwe medewerkers inzicht bieden in mogelijkheden voor verdere ontwikkeling, doorstroom en loopbaanstappen binnen UWV. Tot en met 2021 houden we met enkele enquêtes de vinger aan de pols bij de jongere UWV‑medewerkers (tot en met 30 jaar) als het gaat om hun loopbaan- en ontwikkelbehoeften. Hiermee willen we meer grip krijgen op het welbevinden van deze groep medewerkers, zodat we hun mogelijke uitstroom kunnen ombuigen naar doorstroom en de instroom van meer jongere medewerkers kunnen bevorderen.

Inzetbaarheid, leren en ontwikkeling

In lijn met de cao‑afspraken organiseren we met de loopbaancentra activiteiten voor verschillende generaties medewerkers. Er zijn dialoogsessies gehouden met 55‑plusmedewerkers (650 deelnemers) om van hen te horen wat hen bezighoudt en wat zij nodig hebben om de komende jaren vitaal en met plezier te blijven werken. Op basis van de uitkomsten van die sessies bieden de loopbaancentra het management informatie en tools, en de medewerkers een platform om vitaal en inzetbaar te blijven. De trainees die we jaarlijks werven, bieden we een programma dat zich richt op het vormgeven van het vervolg van hun loopbaan. In ontwikkeling is nog een programma voor dialoogsessies met medewerkers jonger dan 35 jaar. Verder zijn we bezig met een specifieke aanpak voor loopbaanbegeleiding van medewerkers die afkomstig zijn uit de doelgroep voor de banenafspraak. In augustus is een communicatiecampagne gestart over de rol en de dienstverlening van de loopbaancentra. Deze campagne nodigt alle medewerkers uit om, aan de hand van concrete verhalen van UWV‑medewerkers, na te denken over de eigen ontwikkeling en loopbaan.

Leren en ontwikkelen krijgt verder focus via het programma Vertrouwen in vakmanschap. Daarnaast kunnen alle medewerkers sinds begin dit jaar op eigen initiatief gebruikmaken van een online ‘all you can learn’ aanbod van 2.000 opleidingen. Dit aanbod wordt steeds aangepast als daar in de organisatie behoefte aan is.

Intensivering Vertrouwen in vakmanschap

De enorme inzet, samenwerking en creativiteit van alle UWV’ers om nieuwe processen op te zetten maar ook om de dagelijkse taken doorgang te laten vinden sinds de coronamaatregelen, is een prachtig voorbeeld van het vertrouwen dat we in elkaar mogen hebben en het vakmanschap waar UWV voor staat. Het laat zien waarom het zo belangrijk is dat we blijven investeren in ons vakmanschap en in elkaar. Vanwege de coronacrisis zijn na half maart de bijeenkomsten op locatie die gepland stonden in het kader van de intensivering van Vertrouwen in vakmanschap (iViv) stilgelegd. Deze zijn deels omgezet in online bijeenkomsten.

Een belangrijk onderdeel van Vertrouwen in vakmanschap is het gesprek op alle niveaus tussen medewerker en manager over de opdracht van UWV, de bedoeling, de resultaten die worden verwacht, de ruimte die medewerkers hebben om een eigen invulling aan de dienstverlening te geven en de dilemma’s die ze daarbij ervaren. Om een eerste invulling te geven aan het gesprek over dilemma’s en om het management beter te faciliteren in het structureel voeren van deze gesprekken, worden in 2020 in alle districten dialoogsessies georganiseerd. In februari en maart 2020 hebben twee van de drie geplande dialoogsessies plaatsgevonden. Hierin gingen honderd managers en medewerkers samen met de raad van bestuur de dialoog aan over dilemma’s op het spanningsveld tussen controle, dienstverlening, efficiëntie en effectiviteit. Wegens de coronabeperkingen voor het bijeenkomen van grotere groepen is de derde bijeenkomst uitgesteld. Dit geldt ook voor de voorbereidingen voor de drie dialoogsessies die in de maanden mei tot september zouden plaatsvinden. We verwachten dat er dit najaar geen bijeenkomsten op locatie meer zullen volgen.

Via informatie op intranet en via masterclasses geven we meer aandacht aan de inhoud en het kader van onze opdracht. De kaders voor onze uitvoering zijn vastgelegd in wet- en regelgeving, maar ook in aanvullende afspraken met het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). We brengen deze aanvullende (maatschappelijke) afspraken in beeld. De hiervoor ontwikkelde tool UWV Inzicht laat zien in welk bedrijfsonderdeel en waar in het totale proces de betreffende afspraak thuishoort en biedt context over de uitvoering van ons beleid. UWV Inzicht is voor iedere UWV‑medewerker (online) in te zien en te gebruiken bij de dagelijkse werkzaamheden. UWV Inzicht is inmiddels gereed voor de belangrijkste elf wet- en regelgevingen. Het is ook verwerkt in drie masterclasses binnen het programma voor nieuwe managers (de Baanbrekers) dat dit najaar van start gaat. Daarnaast worden masterclasses aangeboden die inzicht geven in de werkrelatie van UWV met het ministerie van SZW (opdrachtgever en eigenaar) en wordt rond een specifiek thema het verdiepende gesprek gefaciliteerd. Door de coronabeperkingen zijn geplande masterclasses en de actieve lobby voor de organisatie van masterclasses later in het jaar uitgesteld.

Om het vakmanschap verder te versterken en het vertrouwen te verhogen is een analyse van de curricula uitgevoerd. Er is een leerklimaatscan opgezet die inzicht geeft in de sterktes en uitdagingen van het leerklimaat binnen UWV. Ook wordt er een ‘fundament’ vastgesteld van kennis over bijvoorbeeld wet- en regelgeving die relevant is voor elke UWV‑medewerker. In het najaar werken we de aanbevelingen van dit onderzoek naar het leerklimaat binnen UWV uit en vullen we de curricula verder aan. Daarnaast organiseren we vakinhoudelijke dagen voor professionals en specialisten. Om de samenwerking en het vertrouwen binnen teams te verbeteren, hebben we eerder dit jaar een aantal Bouwen aan vertrouwen‑bijeenkomsten gehouden. Later geplande sessies hebben vanwege de beperkende maatregelen nauwelijks kunnen doorgaan. De voorbereidingen met de teams die zich al voor half maart hadden aangemeld, lopen wel door.

Een ander belangrijk onderwerp waarmee iViv raakvlakken heeft, is de versterking van risicomanagement bij UWV. In januari heeft de Groepsraad (de raad van bestuur en de directeuren van divisies en stafdirecties van UWV) een workshop politiek‑bestuurlijke sensitiviteit gedaan onder begeleiding van het COT, Instituut voor Veiligheids- en Crisismanagement, waar is besproken en ervaren hoe je risico’s kunt herkennen en de impact hiervan in kunt schatten. In het vervolgtraject wordt met elke managementlaag gereflecteerd op de mate waarin er al sprake is van goed risicoleiderschap. Er is met de raad van bestuur begonnen, in juli stond risicomanagement op de agenda van de Groepsraadbijeenkomst. In het najaar volgen ook de andere managementlagen en daarna de andere organisatielagen. Op basis hiervan zullen verbeteracties worden gedefinieerd en uitgerold.

Diversiteit en inclusiviteit

We willen dat UWV zo veel mogelijk een afspiegeling is van de maatschappij en dat alle medewerkers zich binnen UWV gelijk behandeld, gewaardeerd en gerespecteerd voelen. We streven naar meer diversiteit in de hogere salarisschalen. We nemen daarom deel aan het Charter Cultureel Talent naar de Top. In het voorjaar zijn 7 directeuren gestart met de coaching van 35 talentvolle medewerkers met een niet‑westerse achtergrond. Voor managementfuncties werken we samen met een partij gespecialiseerd in de werving en selectie van medewerkers met een cultureel diverse achtergrond. In augustus volgden 40 hrm‑medewerkers en managers een summerschool Diversiteit. In juli en augustus hebben we extern onderzoek laten verrichten naar de beloning van onze medewerkers, met speciale aandacht voor de man‑vrouwverdeling. We verwachten de uitkomsten vanaf medio september intern te kunnen bespreken.

Voor de deelname van medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt heeft UWV zich ten doel gesteld om in het kader van de banenafspraak in de periode tot eind 2020 500 duurzame arbeidsplaatsen op maat te creëren. Tot en met augustus 2020 zijn er hiervan 376 gerealiseerd. Hiermee lopen we achter op onze eigen planning. We verwachten dat we de beoogde 500 arbeidsplaatsen in 2021 met een aanbodgerichte aanpak wel zullen realiseren. Onze adviseurs werk op de Werkgeversservicepunten leveren hiervoor cv’s aan. Ook werven we kandidaten voor deze plekken via de grote wervingsacties. In de zomer hebben we 4 Zomerdialogen tussen managers georganiseerd over ervaringen en mogelijkheden. Deze worden wegens succes voortgezet, ook binnen bedrijfsonderdelen worden voorlichtingsbijeenkomsten georganiseerd. Op het intranet zorgen we voor regelmatige berichtgeving met tips en ervaringsverhalen.

Via het traject Talentontwikkeling inclusief bieden we kandidaten uit de doelgroep voor de banenafspraak een opstap om aan de slag te gaan en werkritme te krijgen. Het project biedt een kennismakings- en werkervaringsperiode voor een secretariaatondersteunende functie, waarna de deelnemers kunnen doorstromen naar een daadwerkelijke arbeidsplek. Sinds september 2018 hebben op het hoofdkantoor zo 6 geselecteerde deelnemers ondersteuning gekregen. Allemaal zijn zij doorgestroomd naar een passende functie. Om Talentontwikkeling inclusief op te schalen en te verbreden, worden mogelijkheden verkend om de loopbaancentra een coördinerende rol te geven bij het vinden van administratieve vacatures en plekken elders in de organisatie en bij het inrichten van een opstaptraject.

Op 18 september is de Traineepool van start gegaan met 123 trainees van hbo- of wo‑niveau, onder wie 19 statushouders en 7 medewerkers uit de doelgroep voor de banenafspraak. De selectie heeft volledig online plaatsgevonden, met een webinar, een traineescan, een pitch, een online escaperoom en tot slot een een‑op‑eengesprek.

Zoals afgesproken in een convenant met GGZ Nederland richten we ons ook op medewerkers met een psychische kwetsbaarheid. De plaatsing van kandidaten die in een IPS‑traject zitten op reguliere UWV‑vacatures ligt momenteel stil in verband met de coronacrisis. Deze zal in 2021 worden hervat vanuit het project Banenafspraak.

Integriteit en openheid

We investeren nadrukkelijk in de openheid en integriteit van onze organisatie. Burgers moeten erop kunnen vertrouwen dat de medewerkers van UWV integer handelen, correct met informatie omgaan en geen misbruik maken van hun positie. Afspraken en spelregels voor integer gedrag staan beschreven in onze gedragscode. We stimuleren met verschillende bewustwordingsactiviteiten dat nieuwe en zittende medewerkers zich bewust zijn van het belang van integer handelen.

In de eerste acht maanden van 2020 ontvingen we 102 meldingen van mogelijke integriteitsschendingen. In 90 gevallen ging het om een UWV‑medewerker en 12 keer waren het klanten of derden. Er zijn 49 integriteitsonderzoeken gestart en 52 zaken werden volledig afgesloten (waarvan 14 zaken uit 2019). Niet elke melding heeft geleid tot een onderzoek. Soms werd in overleg met de melder gekozen voor een andere interventie, soms was er te weinig concrete informatie aanwezig om een onderzoek te rechtvaardigen. Ook waren er meldingen die niet bleken te gaan over een mogelijke schending van de integriteit. Deze meldingen werden overgedragen aan bijvoorbeeld de klachtenservice van UWV of het bedrijfsonderdeel Handhaving. Tegen UWV‑medewerkers zijn naar aanleiding van een integriteitsschending 12 keer arbeidsrechtelijke maatregelen getroffen, uiteenlopend van een mondelinge waarschuwing tot beëindiging van het dienstverband. Dit laatste gebeurde 1 keer. In de eerste acht maanden van 2020 is er 1 keer aanleiding geweest voor een strafrechtelijke aangifte tegen een UWV‑medewerker. Het aantal integriteitsmeldingen is als gevolg van de beperkende maatregelen in verband met de coronacrisis sinds half maart afgenomen (in 2019 waren er 130 meldingen).

Alle nieuwe medewerkers en medewerkers die nog geen managementfunctie hebben en intern op een managementfunctie solliciteren, vragen we om een verklaring omtrent gedrag (vog). Bij functies met bijzondere vertrouwelijkheid checken we altijd op referenties en diploma en verrichten we onderzoek in openbare bronnen. De ondernemingsraad heeft eerder ingestemd met een derde niveau van screening voor nieuwe medewerkers in data‑analyseomgevingen.

Naar aanleiding van het vorig jaar uitgevoerde cultuuronderzoek is de aanbeveling gedaan om intern vertrouwenspersonen aan te stellen, met als doel om de zichtbaarheid en bereikbaarheid te vergroten. Ter voorbereiding op een voorstel daarvoor is gesproken met vertegenwoordigers van diverse vergelijkbare organisaties, onze commissie van externe integriteitsdeskundigen (CID) en de externe deskundigen die het cultuuronderzoek hebben uitgevoerd. Het resulterende voorstel wordt ter instemming voorgelegd aan de ondernemingsraad.

De uitkomsten van het integriteitsdashboard over 2019 zijn, in aanwezigheid van de leden van de CID, besproken met de raad van bestuur en de directies, en daarna ook met de ondernemingsraad. Veel best practices die zijn opgehaald worden de komende periode uitgewisseld. Met de Groepsraad zijn in een interactieve werksessie de uitkomsten van het eigen dashboard voor de Groepsraad besproken. Er zijn thema’s vastgesteld waar de Groepsraad zich de komende tijd onderling op wil richten. Per thema zijn concrete verbetersuggesties besproken.